Läraren anmäler frånvaro — SubBot läser mailet, hittar vikarie, skickar förfrågan och bekräftar. Samordnaren hanterar bara undantagen.
SubBot hanterar hela kedjan från frånvaroanmälan till bekräftat vikariat — utan att samordnaren behöver lyfta ett finger.
Läraren skickar ett vanligt mail till frånvaroinkorgen — eller använder personalporten. SubBot läser det inom 2 minuter och identifierar vilka lektioner som behöver vikarie.
Systemet bygger en prioriterad köordning — rätt ämne, rätt person, rättvis fördelning. Förfrågningar skickas ut. Bekräftelse sker med ett klick. Inga mail-trådar, inga missförstånd.
En daglig sammanfattning kl 07:45. Dashboarden visar bara det som kräver beslut. En normal dag: 5 minuter. En tuff dag: 15 minuter. Resten sköter sig självt.
Från enkla frånvaron till komplexa dagar med flera lärare borta — SubBot hanterar det hela.
Lärare sjukanmäler kl 07:15. Tre lektioner behöver vikarie. Alla tre bekräftar inom 10 minuter. Samordnaren får en sammanfattning — inget att göra.
2 frånvaron, 4 lektioner. Några avböjer. En kollega svarar inte i tid. SubBot eskalerar automatiskt och löser allt internt.
Läraren anmäler måndag. SubBot kontaktar vikarier med låg prioritet — 24 timmars svarstid. Bekräftelse klar tisdag. Ingen stress.
En svår dag. En lektion tömmер alla interna alternativ — SubBot kontaktar extern vikarie direkt. En SOS skickas när ingen finns. Samordnaren agerar på ett ärende.
GDPR, IMY och Dataskyddslagen är inte eftertankar — de är inbyggda i arkitekturen från dag ett.
Hälsoinformation är synlig enbart för samordnaren — aldrig i utgående mail till vikarier.
Systemet detekterar och blockerar personnummer vid uppladdning — client-side, innan data lämnar skolans enhet.
DPA, DPIA, Artikel 30-register och personuppgiftspolicy är förberedda och anpassade per skola.
SubBot fattar inga bindande beslut som påverkar anställning. Samordnaren kan alltid åsidosätta systemet. GDPR Artikel 22 uppfylls.
Prova demo direkt — inga inloggningar, inga löften. Eller kontakta oss om du vill prata med en person.